Kann das weg? – Analoge und digitale Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Aufbewahrungsfristen

Während wir unsere ToDo-Liste abarbeiten, stehen wir vor unseren Regalen und fragen uns angesichts des Papierwusts – muss ich das noch aufbewahren, oder kann das weg?

Viele Dinge haben wir bereits digital vorliegen, Rechnungen gescannt oder sofort als PDF per eMail erhalten. Viele von uns sind noch mit komplett analoger Ablage groß geworden „Knicken, lochen, abheften“ – das Credo ganzer Generationen. Was nun tun in dieser Welt, die noch nicht ganz digital ist, aber auch nicht mehr nur aus Papier besteht? Welche Aufbewahrungsfristen sollte ich einhalten?


Nun, meine Empfehlung – je mehr Sie digitalisieren, desto schneller können Sie sich von einem Großteil Ihrer Papiere trennen. Ein entsprechender Dokumentenscanner ist dabei hilfreich. Scannen per Telefon geht auch, aber dann bitte nicht als Foto, sondern mittels einer Scanner App, die zum einen PDFs erzeugt, zum anderen werden schlecht lesbare Dokumente vermeiden.

Falls Sie sich für die Scan-Variante entscheiden, sorgen Sie bitte für eine gute Datensicherung – mindestens neben dem Speichern auf dem PC noch zusätzlich auf einer externen Festplatte, am besten einer verschleißfreien SSD Festplatte. Außerdem: Vom Sichern auf SD-Karten, USB Stick oder ähnlicher Medien rate ich ab – zu schnell wird es unübersichtlich oder landet gar unabsichtlich im Mobiltelefon des Sprösslings, der unbedarft einfach formatiert…

Gleichgültig, ob man sich nun für eine digitale oder analoge Aufbewahrung seiner Unterlagen entscheidet – wie lange müssen die Unterlagen tatsächlich aufbewahrt werden? Auch wenn es für Privatpersonen , bis auf einige wenige Ausnahmen, keine gesetzlichen Vorschriften gibt, wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden müssen.

Jedoch ergeben sich folgende Empfehlungen – wobei Fristbeginn immer das Jahresende ist. Also: Eine Rechnung vom 15. August 2018 kann bei einer Gewährleistungsfrist von 2 Jahren ab dem 01.01.2021 vernichtet werden.

Aufbewahrungsfristen:

BelegeJahremaximales EntsorgungsjahrEmpfehlung
Rechnungen und Kaufbelege22018hochpreisige Anschaffungen für Hausratsversicherung archivieren
Kontoauszüge42016Bei Einkommen über 500.000 EUR 6 Jahre
Steuerunterlagen4für das Jahr, in dem der Bescheid in 2016 ergangen istDa im Falle der Steuerhinterziehung die Behörden 10 Jahre rückwirkend ändern können, empfehle ich hier 10 Jahre nach Erhalt des Bescheides. Steuererklärung 2003 wurde Ende 2005 erstellt, Bescheid erging 2006, Entsorgung nach dem 31.12.2016
VersicherungspolicenMindestens über die gesamte Laufzeit, ich empfehle Vernichtung frühestens 2 Jahre nach Ablauf
Rentennachweisedauerhaft
Urkunden, Immobilienkaufverträgelebenslang
Januar 4, 2021

Schlagwörter: ,

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.